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Foswiki-Einsatzszenarios

Einsatzszenarios für Foswiki

Einleitung

Foswiki ist ein sehr flexibles und sehr vielseitig einsetzbares Werkzeug. Es unterstützt zahlreiche Unternehmen und Organisationen und deren Mitarbeiter und Mitglieder erfolgreich u.a. in den folgenden Bereichen:
  • Benachrichtigung über aktuelle Neuigkeiten
  • Mitteilen von Problemen, Kritik und Verbesserungsvorschlägen
  • Absprache von Terminen und Treffen
  • Diskussion von Lösungen
  • Dokumentation von Sachverhalten
  • Treffen von Entscheidungen
Zur Verdeutlichung werden in den anderen Tabs einige Szenarios beispielhaft skizziert. Selbstverständlich treten in der Praxis häufig Mischformen dieser aufgezeigten Anwendungsbeispiele auf. Durch seine Flexibilität und Vielseitigkeit ist Foswiki ausgezeichnet geeignet, zukünftig auch zur Erfüllung bisher noch nicht absehbarer Bedarfe eingesetzt werden zu können.

Unternehmensintranet

Die funktionierende Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter stellt einen wesentlichen Erfolgsfaktor eines Unternehmens dar. In nicht wenigen Fällen sind aufgrund verschiedener Restriktionen nur ungenügende Möglichkeiten zum Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern vorhanden. Nicht nur bei großen Unternehmen entsteht so die Problematik, dass Mitarbeiter lediglich ihren persönlichen Arbeitsbereich überblicken und die Belange anderer Unternehmensbereiche sowie des Unternehmens insgesamt nicht erfassen.

Durch eine Unternehmensintranet auf Basis von Foswiki kann der Informationsaustausch und die Zusammenarbeit der Mitglieder angeregt und dauerhaft unterstützt werden. Die Bedienung von Foswiki ist auch für wenig versierte Internetnutzer problemlos. Die Mitarbeiter erhalten die Möglichkeit, selbstständig die für ihre Tätigkeit im Unternehmen notwendigen Informationen zu organisieren sowie Ihre Tätigkeiten zu dokumentieren. Dadurch sind sie in der Lage, eigenhändig ihr oft exklusives Wissen über ihren Arbeitsbereich in das Unternehmen einzubringen, ihren Arbeitsbereich zu opimieren und damit übergeordnete Ebenen der Unternehmenshierarchie zu entlasten. Mitarbeiter können beispielsweise selbst:
  • über Neuigkeiten aus Ihrem Bereich informieren,
  • Anregungen und Verbesserungsvorschläge einbringen und diskutieren,
  • Arbeitsgruppen bilden und dementspechende Bereiche einrichten,
  • Termine und Treffen von einzelnen Arbeitsgruppen untereinander vereinbaren und dokumentieren,
  • Aufgaben absprechen und dokumentieren,
  • Ergebnisse durch Texte, Fotos und angehängte Dateien dokumentieren.
Durch die Flexibilität und Offenheit von Foswiki lässt sich eine solches Unternehmensintranet problemlos erweitern und verändern: Es können durch die Mitarbeiter selbst weitere Funktionalitäten hinzugefügt und eigene Anwendungen erstellt werden. Das Unternehmensintranet kann durch ein flexibles Benutzer-, Gruppen- und Zugriffsrechtesystem so eingerichtet werden, dass Teile davon nur den Mitarbeitern bestimmter Unternehmensbereiche zugänglich sind.

Vereins- und Mitgliederplattform

Viele Organisationen, wie Vereine und Stiftungen funktionieren am Besten, wenn die Mitglieder in regem Austausch miteinander stehen und sich aktiv an den Aufgaben der Organisation beteiligen. In nicht wenigen Fällen sind aufgrund verschiedener Restriktionen nur ungenügende Möglichkeiten zum Informationsaustausch und damit einhergehend zur Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern vorhanden. So sind viele Mitglieder durch Arbeit und andere Aktivitäten zeitlich stark ausgelastet, teilsweise nur selten vor Ort und nur mit einem kleinen Teil der anderen Mitglieder in regelmäßigem Kontakt. Dies führt zu einer geringen Beteiligung vieler Mitglieder an den Gemeinschaftsaufgaben und zu fehlender Information über die Aktivitäten anderer Mitglieder im Verein. Damit werden einerseits zahlreiche notwendige Aufgaben wenigen Mitglieder aufgelastet, andererseits gehen wertvolle Informationen und Tatenkraft zahlreicher Mitglieder verloren. Meist wird versucht, mittels Mitgliederversammlungen und Aushängen den Informationsaustausch durchzuführen, Lösungen für Probleme zu finden und Entscheidungen zu treffen. Dass dies meist ungenügend ist, lässt sich dadurch erkennen, dass es nicht selten zu unnötigen Streitigkeiten, zu einem schwinden Gemeinschaftsgefühl und damit durchaus auch zu einer ernsthaften Bedrohung für den Verein kommt.

Informationsaustausch und Zusammenarbeit

Durch eine Mitgliederplattform auf Basis von Foswiki kann der Informationsaustausch und die Zusammenarbeit der Mitglieder angeregt und dauerhaft unterstützt werden. Die Bedienung von Foswiki ist auch für wenig versierte Internetnutzer problemlos. Die Mitglieder erhalten die Möglichkeit sich im Rahmen ihrer zeitlichen Möglichkeiten und bezüglich Ihrer Interessen und Fähigkeiten auf einfache Art und Weise in den Verein einzubringen. Dadurch kann auch der Vorstand und andere Verantwortliche des Vereins entlastet werden. Mitglieder können beispielsweise selbst:
  • über Neuigkeiten aus Ihrem Bereich informieren,
  • Anregungen und Verbesserungsvorschläge einbringen und diskutieren,
  • Gruppen bilden und dementspechende Bereiche einrichten,
  • Termine und Treffen von einzelnen Gruppen untereinander vereinbaren und dokumentieren,
  • Aufgaben absprechen und dokumentieren,
  • Ereignisse durch Texte, Fotos und angehängte Dateien dokumentieren.
Durch die Flexibilität und Offenheit von Foswiki lässt sich eine solche Mitgliederplattform problemlos erweitern und verändern: Es können durch die Nutzer selbst weitere Funktionalitäten hinzugefügt und eigene Anwendungen erstellt werden. Die Mitgliederplattform kann so eingerichtet werden, dass Teile der Plattform nur für Mitglieder des Vereins (oder bestimmte Gruppen) zugänglich sind und andere Teile der Plattform auch Gästen als Vereinswebseite zugänglich sind, um damit den Vereins auch nach außen hin darstellen zu können.

Projektmanagement

Foswiki eignet sich ausgezeichnet auch als Projektmanagementsoftware. So können kleinere und mittlere Organisationen und Unternehmen bei der Planung, Organisation und Durchführung von Projekten unterstützt werden.

Einsatzmöglichkeiten im Projektmanagement

Als Beispiele für Projekte sollen dienen:
  • Bau eines Vereinsgebäudes oder einer Zweigstelle
  • Gründung eines Partnervereins oder einer Filiale in einer anderen Stadt
  • Eröffnung einer neuen Einrichtung durch den Träger einer Kindertageseinrichtung
  • Sanierung des Leitungs- oder Wegenetzes einer Kleingartenanlage
  • Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung
  • Initiierung und Durchführung einer Marketingoffensive
  • Ausgründung des Gewerbebetriebs in eine eigenständige Unternehmung
  • Teilnahme der Organisation oder des Unternehmens an einer Ausschreibung oder einem Wettbewerb

Teilgebiete

Als Bestandteile des Projekts müssen u.a. Termine, Kosten sowie Inhalt und Umfang des Projekts festgelegt, verwaltet und dokumentiert werden. Damit umfasst das Projektmanagement eine Reihe von Teilgebieten:
  • Terminmanagement (Terminabsprachen und -dokumentation)
  • Aufgabenmanagement (z.B. Definition der Aufgaben und Aktivitäten sowie Informationen über den Fortschritt)
  • Qualitätsmanagement (Richtlinien, Erfolge, Verbesserungen)
  • Personalmanagement bzw. Mitgliedermanagement (u.a. Mitglieder-, Mitarbeiter- und Verantwortungsverwaltung)
  • Ressourcenmanagement (Planung und Disposition von Zeit, Geld, Räume und Materialien)
  • Informations- und Wissensmanagement (z.B. Dokumentation, Identifikation von Wissensträgern

Bei Verwendung von Foswiki als Unternehmensintranet oder als Vereinsplattform können auf einfache Weise Bereiche für einzelne Projekte angelegt und flexibel eingerichtet werden. Die für dieses Projekt zuständigen Mitarbeiter bzw. Mitglieder können selbstständig die für dieses Projekt benötigten Anwendungen erstellen; dabei können sie auf zahlreiche bereits bestehende und frei verfügbare Anwendungen für Foswiki zurückgreifen. Diese können nach Belieben individuell auf das Projekt zugeschnitten werden.

Wissensmanagement

Foswiki eignet sich sehr gut für den Einsatz als Wissensmanagementsystem. Durch seine Mächtigkeit und Flexibilität schränkt es Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation auch bei zunehmenden und sich ändernden wissensbezogenen Anforderungen nicht ein und bietet damit auch langfristig ein zuverlässiges Werkzeug.

Durch die einzigartige Funktionalität von Foswiki, die es "normalen" Nutzern des Systems ermöglicht, eigenhändig unstrukturiert und strukturierte Inhalte einzubringen und ohne Programmierkenntnisse Anwendungen zu erstellen, werden diese in die Lage versetzt, selbständig
  • vorhandene Informationen und
  • relevante Prozesse und Strukturen darzustellen und zu organisieren sowie
  • ihren Informationsbedarf zu sättigen.
Damit wird verborgenes Wissen Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Organisation als Ganzes offengelegt und damit zugänglich gemacht. Der Einsatz von Foswiki unterstützt Ihre Mitarbeiter bei der Entwicklung ihrer persönlichen Kompetenzen sowie die Organisation insgesamt bei der Entwicklung ihres organisationalen Wissens. Damit kann Foswiki grundlegend mithelfen, Ihre Organisation als Lernende Organisation und damit auch langfristig erfolgreich zu gestalten.

Wissenentwicklung

Die Wissenentwicklung innerhalb Ihrer Organisation lässt sich modellhaft in vier grundlegenden und spiralförmig verlaufenden Phasen formulieren, durch die individuelles Wissen aller Beteiligten in organisationales Wissen transferiert und dabei weiterentwickelt wird:
  • Externalisierung impliziten personellen und organisationalen Wissens mittels Reflexion, Dialog und Dokumentation
  • Kombination von Wissen durch
    • Zusammenarbeit der Mitglieder der Organisation an einzelnen Inhalten
    • strukturierte Vernetzung der Informationen
    • bedarfsbezogene Entwicklung von Anwendungen durch die Nutzer des Foswiki-Systems selbst
  • Internalisierung des Wissens durch Learning by Doing innerhalb des Foswiki-Systems oder durch dieses
  • Sozialisation des Wissen durch die Bereitstellung von Foswiki als gemeinsames Interaktionsgebiet (Kollaborations- und Anwendungsplattform)

Wissensbezogene Funktionalitäten

Foswiki ist durch seine umfassenden und flexiblen Funktionalitäten ein Werkzeug, dass in allen dieser Phasen weitgehende Unterstützung bietet. Unter anderem wird dies ermöglicht durch:
  • die Möglichkeit, unstrukturierte und strukturierte Informationen einbringen sowie diese Vernetzen zu können,
  • Flexible Benachrichtigungsmöglichkeiten über aktuelle Änderungen und neue Inhalte,
  • Professionelles Versionsmanagement,
  • flexible Präsentationsmöglichkeiten für die Inhalte,
  • die Möglichkeit für alle Nutzer, ohne Programmierkenntnisse notwendige Anwendungen erstellen und dem Bedarf anpassen zu können,
  • mächtige Suchwerkzeuge,
  • Berücksichtigung individueller und gruppenbezogener Informationsbedürfnisse bei gleichzeitig möglicher Offenheit und Transparenz bestehender Informationen gegenüber anderen Mitgliedern der Organisation

Einsatzgebiete

Foswiki wird in weiteren mit dem Wissensmanagement eng verwandten Anwendungsgebiete erfolgreich eingesetzt, darunter u.a.
  • für die Technische Dokumentation von Produkten und
  • im Rahmen der Produktentwicklung,
  • als Handbuch für das Qualitätsmanagement,
  • als Werkzeug zur Identifikation von Wissensträgern und
  • als Fachlexikon und Glossar.

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Kategorien

Einsatzszenarien, Foswiki

Schlüsselwörter

Szenario, Szenarien, Anwendungen, Einsatz, Praxis, Foswiki, Wikis, Wiki

 

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